El punto de partida
El BrandCenter de SUMMA es una herramienta que nace en 2004 fruto del encargo que nos hizo uno de los principales bancos de España. El reto que nos propuso fue desarrollar una herramienta digital que ayudase al banco, y en particular a sus departamentos de marca y publicidad, a gestionar y sistematizar los procesos de implementación de la marca, asegurando al mismo tiempo la coherencia y consistencia en todas sus manifestaciones y expresiones.
La amplia trayectoria de SUMMA en la creación y gestión de marcas nos permitió abordar el encargo con un enfoque holístico, pero fundamentalmente práctico, siendo conscientes de las necesidades y los retos a los que se enfrentan cada día los responsables de marca en sus empresas. El objetivo que nos propusimos fue crear una herramienta que simplificase su día a día y que contribuyera a optimizar los procesos para lograr la eficiencia por encima de cualquier otra necesidad.
Este primer BrandCenter desarrollado por SUMMA se convirtió en una herramienta de referencia en el banco para todas las actividades relacionadas con la marca y la publicidad. Aquella experiencia de éxito y el saber hacer adquirido nos motivó a continuar trabajando en este concepto de solución tecnológica y el resultado no se hizo esperar.
Una herramienta para compartir
En SUMMA consideramos que gestionar una marca requiere coordinar de manera consistente toda la acción, comportamiento y comunicación global que la empresa emite a través de todos sus puntos de contacto. Todos ellos deberán orientarse a proporcionar experiencias consistentes y ricas en significado a sus clientes.
Por ello el objetivo fundamental del BrandCenter es proporcionar un lugar adecuado para dar a conocer las directrices de la marca y después contribuir a una gestión eficiente para su correcta implementación.
En consecuencia el BrandCenter debe permitirnos compartir las diferentes normativas y manuales de marca entre nuestros colaboradores internos y externos, asegurando la coherencia y consistencia de la marca en todos los soportes de marca, marketing y comunicación.
Nuestra visión fue que debía ser la herramienta de referencia para gestionar los procesos internos y los flujos de trabajo asociados para implementar la marca en todo tipo de soportes; de comunicación, físicos y virtuales.
Gestionar activos digitales
Adicionalmente el BrandCenter es también un excelente lugar para compartir todos nuestros activos digitale, proporcionando acceso a los usuarios autorizados, en cualquier momento y en cualquier lugar, a las imágenes, vídeos y audios propiedad de la empresa, en cualquiera de los formatos predefinidos.
Es un especio que permite centralizar todos los archivos multimedia en un único lugar, evitando así la pérdida de los archivos. Su funcionalidad permite compartir y descargar los archivos de forma sencilla. Para ello incorpora un potente buscador que ayuda a encontrar el material fácilmente, agilizando así el proceso de búsqueda y mejorando por consiguiente la productividad de los departamentos de diseño.
Crear ¿Todo on Brand?
Algunos clientes nos han planteado la necesidad de compartir sus piezas de comunicación o sus plantillas corporativas para asegurar que se utilizan las correctas. Por ello otro objetivo del BrandCenter es simplificar el proceso de creación y supervisión de las piezas de marketing, o las plantillas corporativas, que son utilizadas transversalmente por nuestros colaboradores y externos. Nuestra solución permite maquetar y personalizar de manera on-line las plantillas partiendo de un catálogo de piezas predefinidas, ya programadas, y que se encuentran en el BrandCenter a disposición de los usuarios.
También hace más fácil los procesos de revisión y aprobación de las mismas mediante unos flujos de trabajo previamente definidos por medio de los cuales establecemos un diálogo entre los colaboradores que crean las piezas y a los departamentos de marketing o marca responsables de su aprobación.
Implementar
Nuestra experiencia es que no resulta suficiente con disponer de unas guidelines claras y completas y siempre surge la necesidad de establecer los flujos de trabajo necesarios para implementarlas correctamente. Con este fin nuestro BrandCenter incorpora un módulo de gestión de proyectos que resuelve las principales necesidades. Nuestros flujos de trabajo ayudan a gestionar los procesos de implantación de manera eficiente, optimizando los recursos y evitando errores.
Proyectos creativos
Muchas veces la falta de consistencia en las aplicaciones de la marca surge como consecuencia de no haber comunicado adecuadamente dichas normativas a los responsables en su aplicación, o por una interpretación errónea de las mismas. El BrandCenter proporciona un canal de diálogo ágil y dinámico con tus colaboradores internos o externos para compartir y revisar que todas las creatividades están on brand.
La gestión de los proyectos creativos permite a nuestros colaboradores compartir con nosotros las creatividades desarrolladas y solicitarnos nuestra aprobación y/o los comentarios pertinentes. El usuario sólo tiene que describir la creatividad que va a compartir con nosotros, sus objetivos, el alcance, la fecha de inicio y de finalización y adjuntar la pieza creativa. Nosotros recibiremos un e-mail automático que nos indicará que hay un archivo pendiente de revisión.
También nos puede ayudar a gestionar los procesos de implementación, muchas veces complejos debido al gran número de departamentos implicados que intervienen. Por ello el BrandCenter incorpora unos flujos de trabajo que te ayudarán a implementar la marca en todo tipo de soportes físicos; edificios, vehículos, retail, etc. A través del BrandCenter podemos vincular a todos los responsables implicados en cada proyecto, definiendo las tareas y los tiempos para cada actividad.
Carpetas compartidas
Con la función de carpetas compartidas se pueden crear carpetas incorporando los recursos gráficos, material técnico, planos, guidelines, etc. que seannecesarios para un proyecto de implantación determinado. Después podrás compartirla con los colaboradores internos y externos implicados. Dichas carpetas pueden utilizarse de documentación y briefing al inicio de un proyecto. El flujo de trabajo pasará de manera secuencial por todos los responsables y estados del proyecto hasta la finalización del mismo.
Dashboard personal
El administrador del BrandCenter también dispone de un dashboard que proporciona en una visión general sobre todos los proyectos en curso, finalizados, rechazados o en standby, así como una visión particular sobre las tareas realizadas o pendientes de cada proyecto.
Esta visión general nos permite gestionar de manera eficiente los recursos implicados en cada proyecto, priorizando aquellas tareas que son más urgentes. El dashboard permite también crear y gestionar nuevas tareas mediante notificaciones automáticas que se envían por e-mail a sus colaboradores.
En definitiva, hemos desarrollado una herramienta de gestión esencial para empresas de mediano y gran tamaño donde la complejidad de la gestión de la marca es alta por diversas razones; tamaño de empresa, descentralización de la organización, diversidad de puntos de venta, portfolio de marcas complejo, etc.
